Dez ingredientes indispensáveis ao outsourcing de serviços de TI

Muitas empresas associam a terceirização (outsourcing de serviços de TI) com a perda de controle das informações e atividades críticas, altos custos com terceiros dizendo o que fazer, entre outros fatores, ou seja, impressões negativas que, via de regra, são consequências de um processo de terceirização mal executado.

O fato é que o outsourcing de serviços de TI pode, se bem executada e de acordo com as reais necessidades de quem contrata, ser a maneira mais rápida e com melhor relação custo X benefício para atualizar tecnologicamente a sua empresa.

Nesse sentido, escolhi 10 ingredientes para o outsourcing de serviços de TI bem realizado e com resultados concretos:

1. O processo de terceirização e a escolha de um fornecedor de outsourcing são tarefas complexas. Assim, considero como primeiro ingrediente, a necessidade de descrever claramente seu ambiente, com volumetrias, detalhamentos técnicos dos equipamentos, infraestrutura e aplicações envolvidas no processo.

2. Decida sobre quais serão os critérios que você adotará para escolher o prestador de serviços que cuidará dos recursos tecnológicos da sua empresa. Sugiro uma matriz com itens de avaliação específicos, com pesos diferenciados de acordo com a importância do item para sua empresa. Lembre-se de envolver seus usuários chave nessa avaliação. A avaliação por óticas diferentes é sempre desejável.

3. Trate dos acordos de níveis do serviço (SLA). Como diz o ditado, o combinado não sai caro. E ele cabe perfeitamente nesse caso. Não basta dizer que o serviço estará baseado em SLA, é necessário ter documentado como ele será medido (fórmulas), em qual periodicidade, o que será excluído dessa medição, quando e como serão consideradas as penalidades etc.. Lembre-se, se não está escrito, será questionado no futuro.

4. Dedique esforços no desenvolvimento da minuta contratual. Cito como exemplos cláusulas como penalidades, aumento da volumetria, encerramento motivado ou imotivado do contrato, entre outras. Esses temas podem ser extremamente desgastantes se discutidos após a declaração do vencedor ou, pior, após o início dos serviços. Não é incomum algumas empresas descobrirem que, mais difícil que contratar uma boa empresa prestadora de serviços, é se livrar de uma ruim.

5. Prepare-se para os custos e indisponibilidades do período de transição. Essa etapa é muitíssimo importante para o processo de outsourcing, pois é nessa hora que você validará suas contingências, seu processo de comunicação, o entrosamento entre outras áreas de sua empresa, seu contrato com o prestador de serviços anterior, mas principalmente a qualificação, competência e organização do seu atual prestador de serviços. Mesmo com todas essas preocupações, essa pode ser uma ótima oportunidade para você resolver antigos problemas na sua infraestrutura de TI.

6. Estruture um bom plano de comunicação, participe seus usuários e gestores de sua empresa do processo de outsourcing, descreva o que mudará, quais os riscos e mitigações, como acessar as equipes de apoio, quais os serviços que estarão indisponíveis e, o mais importante, o que seus usuários perceberão de benefícios com o processo.

7. Aproveite a oportunidade para adotar metodologias de gestão de serviços e de qualidade atualizadas ou melhorar as atualmente disponíveis em sua empresa.

8. Planeje a forma de comunicação do outsourcing com os recursos humanos de TI. Lembre-se que, provavelmente,  eles perceberão a movimentação, participarão do levantamento de informações necessárias ao processo de escolha do prestador de serviços. E prepare-se para eventuais resistências internas e demissões planejadas e não planejadas, porque a liberação desses recursos da folha de pagamento devem ser considerados na transição.

9. Estabeleça um período para avaliação do processo, procedimentos do prestador de serviços, das ferramentas, dos profissionais terceirizados, etc. Sugiro um período máximo de 90 dias, tempo suficiente para concluir a fase de adaptação e entrar na fase do SLA.

10. Registre (se possível) os indicadores de disponibilidade, satisfação dos usuários e níveis de serviços antes do outsourcing de serviços de TI. Caso essas informações não estejam disponíveis, compare os custos atuais, que você tinha antes da terceirização. Essa é a melhor forma de constatar os benefícios de redução dos custos com RH, riscos trabalhistas, espaço físico de escritório, ativos físicos, além, é claro, de benefícios intangíveis como: reduzir a dependência por pessoas e aumentar a vantagem competitiva frente aos seus concorrentes.

Existem empresas que investem muito na área comercial e pouco na entrega, assim, vendem maravilhosamente bem, mas a entrega deixa a desejar.

Solicite os cases de sucesso em serviços similares ao que precisa, valide esses cases, obtenha referências do fornecedor na internet, entre em contato com essas referências, inclusive pessoalmente, se possível.

Muitas empresas permitem o início da prestação de serviços apenas com a proposta técnica e comercial assinada e, depois, descobrem que existe um contrato padrão registrado em cartório, que é válido nesses casos. Fique de olho!

(*) Durval Clemente é diretor executivo da Agtech; economista, com MBA em Gestão Empresarial e quase 30 anos de experiência em Tecnologia da Informação.

A DANRESA Consultoria de Informática é especializada em soluções de negócios e em terceirização de ti (outsourcing de ti).

As modalidades de terceirização são focadas nos negócios dos clientes e sob medida, de acordo com as necessidades de cada empresa.

A DANRESA atua em diversos cenários de terceirização como Outrsourcing, Outtasking e Multisourcing de TI, alocando infra-estrutura de ponta e profissionais especializados, efetuando gerenciamento, acompanhamento, aferição de produtividade, qualidade, desempenho e demonstrando os resultados e melhorias do ambiente, sempre agregando valores aos processos envolvidos.

Os Consultores especializados da DANRESA participam ativamente em ajudar os clientes nas estratégias de negócios relacionadas ao ambiente de TI.

Tercerização como estratégia de negócios:

Quando se fala em estratégia de negócios, o Outsourcing das áreas de tecnologia transforma-se numa ferramenta imprescindível para aumentar, simultaneamente, PRODUTIVIDADE e RENTABILIDADE, e proporcionar MAIOR VANTAGEM COMPETITIVA.

O Outsourcing da área de TI permite a sua empresa:

- Redução de Custos Globais A incorporação de profissionais melhor qualificados para o suporte tecnológico propicia resultados de qualidades aos serviços, e mais disponibilidade do pessoal interno para o negócio da empresa propriamente dito.

- Melhor Abordagem de Negócio Por ser a tecnologia o nosso negócio principal (core-business) e os nossos custos de infra-estrutura e mão-de-obra competitivos, fornecemos serviços a preços que permitem a redução de custos de sua empresa e ao mesmo tempo exercemos a Excelência na Qualidade, por isso a DANRESA tem uma maior capacidade evolutiva. Temos condições de oferecer uma estrutura ágil, eficiente, com maior qualidade e ao mesmo tempo de baixo custo para sua empresa.

- Melhoria da Qualidade do Serviço Prestado Pesquisamos novas tecnologias todos os dias e inovamos com excelência na qualidade em prestação de serviços estabelecendo uma relação de parceria de negócios completa com nossos clientes. Nossos profissionais são especialistas nas mais diversas áreas em TI e por isso têm condições de avaliar e planejar como a tecnologia vai apoiar a evolução dos negócios de nossos clientes.

Fonte: http://cio.uol.com.br/opiniao/2011/06/15/dez-ingredientes-indispensaveis-ao-outsourcing-de-servicos-de-ti

 

Para saber mais sobre a DANRESA Consultoria de Informatica acesse o site oficial

Ligue para 55 11 4452-6450 ou envie um email para comercial@danresa.com.br para saber como a DANRESA pode ajudar sua empresa na terceirização total ou parcial de seu ambiente de TI.

Para livrar sua empresa de e-mails indesejados (spams) conheça o SPAM Titan