Boas Práticas em Gestão de Projetos de TI

Há uma grande diversidade de informações disponíveis na mídia quando se fala de boas práticas de gestão de projetos de TI por isso é muito importante avaliar o cenário em que o projeto de TI de sua empresa está inserido para aplicar as boas práticas de gestão de projetos que melhor aderem ao cenário existente.

Aplicar boas práticas em projetos de TI é fundamental para garantir a qualidade do produto final a ser entregue ao seu cliente.

O cliente pode ser uma empresa para quem você presta serviço, uma área de negócio de sua própria empresa, ou seu próprio departamento de TI.

Tenha bem em mente quem é o seu cliente e principalmente como satisfazer sua expectativa com relação ao projeto de TI que será executado.

Para atender esta expectativa e garantir que seu projeto de TI seja um sucesso saiba quais são as Boas Práticas em Gestão de Projetos de TI e aplique-as no seu dia a dia durante a gestão de seus projetos.

As técnicas e processos de gestão de projetos são utilizadas para gerir recursos de modo a alcançar resultados previsíveis e todos os projetos necessitam de algum nível de gestão.

Então como garantir uma boa gestão em projetos de TI e aplicar no seu dia a dia de gestor de projetos as Boas Práticas em Gestão de Projetos de TI?

 

Primeiramente, Avalie o cenário de seu projeto de TI

Conhecer bem a área de negócio solicitante e os responsáveis por ela é fundamental para adequar a linguagem técnica ao público alvo.

Temos que transmitir a informação de forma que seja claramente entendida por quem está comprando o projeto ( merketing, RH, Produção ).

Veja o artigo Avalie o cenário de seu projeto de TI na íntegra

Conheça e estabeleça a equipe de projeto

Identifique claramente os envolvidos no projeto ( stakeholders ).

É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos os envolvidos.

Pegue os contatos de todos, estabeleça um modelo prático de comunicação entre os envolvidos e compartilhe com toda a equipe.

Monte uma equipe de projetos engajada e com competência diversificada.

Há mais informações disponíveis sobre este tópico no artigo Conheça e estabeleça a equipe do projeto.

 

Crie a matriz de responsabilidades

É uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto, as atribuições de responsabilidades e funções devem ser formalizadas e documentadas a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe.

Atribuição de função tem a ver com quem faz o quê.

Já a atribuição de responsabilidades tem a ver com quem decide o quê.

Veja o modelo no artigo Matriz de responsabilidades.

 

Escolha e adote uma metodologia

O bom uso de uma metodologia é importante porque permite evitar práticas que levam ao insucesso, e com isso reproduzir o sucesso.

Utilize uma metodologia que melhor se adeque ao cenário do projeto de TI observando as variáveis: qualidade, prazo e custos.

Saiba mais sobre metodologias de gestão de projetos no artigo Escolha e adote uma metodologia de gestão de projetos adequada.

 

Comunicação

Seja proativo e estabeleça o modelo de comunicação entre a equipe da área de negócios, fornecedores e a equipe técnica que executará o projeto

Dê informações claras e confiáveis sobre o status do projeto (Status Report).

Veja o artigo Gestão da Comunicação em Projetos de TI.

 

Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades

É importante levantar com a área de negócio o máximo de requisitos funcionais necessários e documentar tudo no Charter do Projeto, Blue Print ou documento padrão de acordo com a metodologia adotada

Para atender as necessidades da área de negócio é importante classificar e agrupar as tarefas em prioridades e junto com a área de negócio dividir o projeto em fases ou versões do projeto: fase 1; fase 2; fase 3 e assim por diante; de modo que fique claro para a área de negócio o que pode ser entregue na primeira versão do projeto e o que ficará para as próximas versões.

O artigo “Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades” oferece uma leitura rica com detalhes sobre esta importante etapa da gestão de projetos de TI.

 

Defina o projeto utilizando um Charter do Projeto

O Charter do Projeto é um documento elaborado no inicio do projeto que consolida a informação obtida durante a etapa inicial de definição do projeto descrevendo genericamente todos os aspectos do projeto. É um instrumento de extrema importância pois permite alinhar as expectativas iniciais dos vários intervenientes e interessados do projeto (stakeholders).

Veja o que deve constar no Charter do Projeto

 

O cronograma do projeto e o Horizonte de Planejamento

Após ter sido preparado o Charter do Projeto, pode ser criado o cronograma.

O cronograma mostra as atividades necessárias para construir os entregáveis do projeto, sejam estes documentos, pontes ou aplicações informáticas.

Crie um cronograma com o nível de detalhe adequado ao seu projeto, incluindo quais os recursos afetados e estimativas de esforço das atividades, até onde consegue planear confortavelmente. Esse é o seu horizonte de planeamento.

Leia o artigo O Cronograma do Projeto e para pegar dicas e detalhes importantes sobre a construção de um cronograma consistente e bem elaborado.

 

Monitore os riscos e seja proativo

Agora que todos sabem o que devem fazer, é importante mitigar os riscos que podem impedir o bom desenvolvimento do projeto.

Desenvolva uma lista de fatores de risco e um plano para lidar com eles.

Mas lembre-se de que são duas coisas diferentes: a monitoração do risco e controle do risco veja o artigo na íntegra.

 

Formalize o início e o encerramento do projeto

O início do projeto é um momento solene.

O patrocinador deve formalizar a todos os envolvidos que o projeto está iniciado e o cronômetro está correndo.

Outro momento importante é o do encerramento do projeto. É preciso formalizar o final para que fique claro para todos os envolvidos, especialmente para o cliente, que o projeto está concluído e que novas necessidades serão atendidas em um novo projeto.

Saiba mais sobre a formalização do início e encerramento do projeto de TI

 

Conclusão

Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a execução.

O gerente do projeto deve se manter alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle.

A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos.

Ele é o ponto focal das informações, nele convergem as informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe.

O segredo é envolver a equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto.

 

 

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