O cronograma do Projeto de TI

O cronograma do projeto de TI mostra as atividades necessárias para construir os entregáveis do projeto, sejam estes documentos, pontes ou aplicações informáticas.

Após ter sido preparado o Charter do Projeto, pode ser criado o cronograma.

O cronograma mostra as atividades necessárias para construir os entregáveis do projeto, sejam estes documentos, pontes ou aplicações informáticas.

Caso exista, poderá reutilizar um cronograma de um projeto anterior semelhante, como modelo para criar o cronograma específico para o seu projeto.

Caso contrário, irá construir o cronograma utilizando uma estrutura de decomposição do trabalho (WBS) e um diagrama de rede das atividades.

Na maioria dos casos, irá utilizar uma aplicação informática para planear as atividades e calcular a duração do projeto.

No entanto, é importante conhecer os conceitos e saber utilizar as técnicas adequadas para que tire o melhor proveito destas aplicações informáticas de planeamento.

Uma vez que temos as tarefas definidas a partir do escopo, temos de estimar a duração de cada uma.

Procure fazer esta estimativa de tempo de execução com a ajuda de quem está escalado para executar o trabalho.

Ao mesmo tempo em que essa pessoa é quem melhor sabe quanto tempo precisará, ela estará se comprometendo com um prazo para a sua execução. Por outro lado, quando se trabalha com consultores externos, o custo será função direta do tempo estimado para a execução do projeto.

Ao fixar o cronograma, o profissional está dando por tabela um orçamento da sua parte.

Veja estas atividades que representam as linhas gerais de um projeto de sistema:

Note que além de saber o que deve ser feito, as tarefas têm três propriedades importantes: 

  • Duração
  • Dependência
  • Responsável

A duração é importante mas se as tarefas podem ser realizadas em paralelo, como é ilustrado neste caso onde há duas figuras: o analista e o programador, a duração total do projeto encurta.

Dessa possibilidade de trade-off entre tempo e recursos alocados, alguns gerentes acreditam que se o projeto está atrasado, então “basta colocar mais gente” que o problema se resolve.

Isso raramente ajuda uma vez que com mais gente, os problemas de comunicação aumentam e o projeto que já está atrasado atrasa mais ainda.

Trazer mais gente pode ser útil quando se precisa de especialistas em temas que os membros não dominem.

A rigor, se o planejamento foi bem-feito, já se sabe que esta mão-de-obra será recrutada em algum momento do projeto. A atitude de simplesmente aumentar a equipe para acelerar a produção é que está errada e deve ser combatida.

O gerente de projetos deve trazer sua experiência para corrigir as expectativas muito otimistas de algum colaborador mais afoito.

Se no planejamento da semana há tarefas que não foram realizadas, na reunião de avaliação, deve-se perguntar porque a coisa não seguiu o ritmo programado e quanto isso impacta na data final de entrega.

Procure estabelecer pontos de controle, “check-points”, que são datas onde se medirá o andamento do projeto em face do cronograma que havia sido programado. Nestas datas, pode-se estar apenas executando-se uma verificação do progresso das atividades (“milestones”) ou pode haver entrega de produtos ou sub-produtos (“deliverables”) tais como desenhos, especificações, protótipos, modelos, etc…

É necessário ser muito mais cuidadosos na monitoração para saber em que momento o projeto começa a atrasar e como fazer para recuperar o ritmo no futuro próximo.

 

O horizonte de planeamento

Crie um cronograma com o nível de detalhe adequado ao seu projeto, incluindo quais os recursos afetados e estimativas de esforço das atividades, até onde consegue planear confortavelmente. Esse é o seu horizonte de planeamento.

Para além desse horizonte, defina as atividades ou fases do projeto num nível genérico, refletindo o aumento gradual do nível de incerteza (quanto mais distante no tempo, mais genéricas as atividades).

O horizonte de planeamento irá deslocar-se conforme o projeto vai progredindo.

As atividades genéricas que eram inicialmente vagas, necessitam de ser detalhadas quando nos aproximados das respetivas datas previstas.

Esta técnica de elaboração progressiva é denominada “rolling wave planning”.

 

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